1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Ai SmartSystem Arkadiusz Najder, Popielawy 70, 97-221 Rokiciny, NIP 7732279494, REGON 389415739. Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@prawdaofotowoltaice.pl, tel. 502 023 503.
2. Zakres danych
W zależności od ścieżki możemy przetwarzać: imię i nazwisko, e-mail, telefon, rodzaj obiektu i etap inwestycji, moc istniejącej instalacji, planowane zmiany zużycia, roczne zużycie, taryfę, miejsce montażu, rachunki za energię oraz raporty OSD CSV, XLS lub XLSX. W płatnej ofercie B2B dochodzą dane firmy, rozliczeniowe, konta, organizacji i płatności. Nie prosimy o PESEL ani hasła do eBOK.
W celu ochrony strony, kont i licencji możemy zapisywać adres IP, czas zdarzenia, typ urządzenia i przeglądarki, informacje o logowaniu, zmianach konta, błędach oraz działaniach związanych z obsługą raportów. Po wyrażeniu zgody marketingowej możemy także zapisywać informacje pozwalające ustalić źródło wizyty oraz mierzyć takie zdarzenia jak wyświetlenie oferty, przejście do koszyka, wysłanie zapytania lub zakup. Do Meta nie przekazujemy treści raportów energetycznych, danych godzinowych zużycia lub produkcji, załączonych plików ani opisu inwestycji.
2.1. Doradca AI na stronie sprzedażowej
Doradca AI odpowiada na pytania o ofertę i pomaga wskazać właściwy kolejny krok. Treść wpisanej wiadomości jest przekazywana do OpenAI wyłącznie w zakresie potrzebnym do przygotowania odpowiedzi. Doradca nie otrzymuje raportów energetycznych ani załączników przesłanych w formularzach.
Historia rozmowy jest zachowywana podczas bieżącej wizyty, aby Doradca mógł uwzględniać wcześniejsze pytania. Jeśli wybierzesz „Poproś o kontakt” i wyślesz formularz, podane dane kontaktowe oraz treść rozmowy zostaną przekazane do obsługi i staną się częścią korespondencji dotyczącej zapytania.
OpenAI nie wykorzystuje danych przesyłanych w ramach tej usługi do trenowania modeli, chyba że właściciel konta wyraźnie zgodzi się na takie wykorzystanie. Prosimy nie wpisywać numeru PESEL, danych dokumentów tożsamości, danych kart płatniczych, haseł, loginów ani innych informacji, które nie są potrzebne do rozmowy o ofercie.
3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
| Cel | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Przyjęcie bezpłatnego zgłoszenia, weryfikacja danych, przygotowanie rekomendacji, kontakt i przedstawienie propozycji realizacji. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania na żądanie osoby przed ewentualnym zawarciem umowy. | Do zakończenia procesu, a jeśli nie dojdzie do umowy — przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu. Surowe pliki energetyczne usuwamy wcześniej, zgodnie z pkt 4. |
| Obsługa rozmowy z Doradcą AI, zachowanie kontekstu bieżącej wizyty i ochrona usługi przed nadużyciami. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania na żądanie użytkownika przed zakupem; w zakresie ochrony usługi art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora. | Historia rozmowy jest utrzymywana podczas bieżącej wizyty. Informacje służące ochronie przed nadużyciami, bez treści rozmowy, przechowujemy maksymalnie 24 godziny. Po wysłaniu prośby o kontakt rozmowa staje się częścią korespondencji dotyczącej zapytania. |
| Założenie i obsługa konta, udostępnienie płatnego Kalkulatora PV dla firm OZE oraz obsługa zmian planu. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy albo działania związane ze zmianą jej warunków. | Przez czas aktywnego abonamentu. Operacyjne dane konta i zapisane raporty pozostają dostępne przez 90 dni po zakończeniu abonamentu. |
| Wystawianie faktur oraz dokumentacja podatkowa i księgowa. | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny. | Przez okres wymagany przez przepisy podatkowe i rachunkowe, co do zasady 5 lat liczonych od końca właściwego roku; dokumenty przechowywane w KSeF mogą być przechowywane przez okres wynikający z przepisów KSeF. |
| Reklamacje, ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń i dokumentowanie zgód. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora. | Do upływu terminów przedawnienia roszczeń, zwykle do 6 lat od końca roku, w którym umowa została wykonana lub zakończona. |
| Bezpieczeństwo strony i kont, weryfikacja zgodności korzystania z licencji, przeciwdziałanie nadużyciom, analiza błędów i incydentów. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie usługi, kont, transakcji, danych klientów i modelu licencyjnego. | Zwykłe logi techniczne i sesyjne przechowujemy co do zasady przez 90 dni. Alerty bezpieczeństwa i związane z nimi metadane przechowujemy do 12 miesięcy od zamknięcia sprawy. Dokumentację zastosowanych środków, korespondencję i dowody potrzebne do ochrony roszczeń możemy przechowywać do upływu właściwego terminu przedawnienia. |
| Marketing e-mailowy, jeżeli użytkownik odrębnie go wybierze. | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — dobrowolna zgoda. | Do wycofania zgody. Informację o udzieleniu i wycofaniu zgody możemy przechowywać przez 3 lata w celu wykazania zgodności działań. |
| Pomiar skuteczności reklam Meta, przypisywanie wizyt, zapytań i zakupów do kampanii oraz tworzenie grup remarketingowych. | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — dobrowolna zgoda wyrażona w panelu cookies. Brak zgody nie ogranicza korzystania ze strony ani zakupu. | Dane zdarzeń są przetwarzane zgodnie z ustawieniami i okresami Meta. Zapis decyzji dotyczącej cookies przechowujemy przez 180 dni; identyfikatory _fbp i _fbc są co do zasady ważne do 90 dni. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. |
4. Raporty energetyczne i pliki klientów
Raport OSD lub rachunki przesłane z bezpłatnym zgłoszeniem są zabezpieczone przed publicznym dostępem i przypisane do numeru sprawy. Odnośnik wysłany e-mailem pozwala wrócić wyłącznie do właściwego zgłoszenia. Pliki przechowujemy do wykonania analizy oraz przez 90 dni po jej zakończeniu albo zamknięciu sprawy. Następnie są usuwane, chyba że dłuższe zachowanie jest niezbędne do obsługi sporu lub wykonania zawartej umowy.
Gotowy raport PDF i dokumentację umowy możemy przechowywać przez okres potrzebny do obsługi klienta i zabezpieczenia roszczeń, nie dłużej niż do upływu właściwego terminu przedawnienia. Raporty zapisane przez firmę OZE w Kalkulatorze PV są dostępne podczas abonamentu oraz przez 90 dni po jego zakończeniu.
5. Dane klientów firm OZE
Firma OZE korzystająca z Kalkulatora PV może wprowadzać dane własnych klientów. W takim zakresie firma OZE jest administratorem tych danych, a Ai SmartSystem przetwarza je na jej udokumentowane polecenie. Zasady tego przetwarzania określa Umowa powierzenia przetwarzania danych, stanowiąca załącznik do Regulaminu.
Użytkownik wprowadzający dane klienta powinien posiadać właściwą podstawę prawną, wykonać obowiązek informacyjny i przekazywać wyłącznie dane niezbędne do analizy. Dane jednej organizacji są logicznie oddzielone od danych pozostałych organizacji.
Profile modelowe wykorzystywane przy doborze podstawowym są opracowywane na podstawie danych zagregowanych i zanonimizowanych. Surowe raporty ani informacje pozwalające zidentyfikować konkretnego klienta nie są wykorzystywane do przygotowywania analiz dla innych osób.
Wnioski o zmianę planu zawierają aktualny plan i limit kont, plan docelowy, żądaną łączną liczbę użytkowników, treść wiadomości, status obsługi i notatkę administratora. Dostęp do nich ma właściciel lub administrator danej firmy oraz upoważniony właściciel systemu. Złożenie wniosku nie powoduje automatycznej zmiany abonamentu ani pobrania płatności.
6. Monitoring bezpieczeństwa i zgodności licencji
W celu ochrony kont, powierzonych danych i uczciwego modelu licencyjnego Kalkulator może analizować metadane dotyczące sposobu korzystania z usługi, w tym liczbę i czas sesji, informacje o urządzeniach i logowaniach, zmiany danych użytkownika oraz metadane przygotowywanych raportów, takie jak dane opiekuna raportu i ich zmiany w czasie. Analiza ma pomóc wykrywać m.in. współdzielenie kont, obchodzenie limitów użytkowników, przejęcie konta i inne nietypowe zdarzenia wymagające sprawdzenia.
Dokładne reguły, wartości progowe i konfiguracja zabezpieczeń nie są publicznie ujawniane, ponieważ mogłoby to ułatwić ich obchodzenie. System może automatycznie utworzyć alert, ale nie podejmuje samodzielnie decyzji o trwałym zawieszeniu lub rozwiązaniu umowy. Każdy alert wymagający sankcji jest analizowany przez upoważnioną osobę, z uwzględnieniem kontekstu i ewentualnych wyjaśnień użytkownika.
Do oceny zgodności licencji wykorzystujemy przede wszystkim metadane konta, sesji i obsługi raportów. Treść profilu energetycznego klienta nie jest wykorzystywana do oceny, czy konto jest współdzielone, poza zakresem niezbędnym do zabezpieczenia konkretnego incydentu lub wyjaśnienia zgłoszenia.
7. Odbiorcy danych
7.1. Podmioty przetwarzające dane na nasze polecenie
W niezbędnym zakresie dane mogą otrzymywać dostawcy hostingu i kopii zapasowych, poczty elektronicznej, utrzymania i bezpieczeństwa IT, wsparcia technicznego, księgowości oraz obsługi prawnej — na podstawie odpowiednich umów i zobowiązań do poufności, jeżeli działają jako podmioty przetwarzające. W przypadku Doradcy AI treść wiadomości potrzebna do przygotowania odpowiedzi jest przekazywana do OpenAI Ireland Ltd. i jej dostawców, zgodnie z warunkami usługi i zasadami przetwarzania danych.
7.2. Odrębni administratorzy
W procesie płatności dane płatnika otrzymuje PayPro S.A., ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań, KRS 0000347935, NIP 7792369887 — operator Przelewy24, który działa jako odrębny administrator w zakresie świadczenia usług płatniczych i realizacji własnych obowiązków prawnych. Dane potrzebne do wystawienia faktury są przekazywane do ING Usługi dla Biznesu S.A., ul. Chorzowska 50, 40-121 Katowice, KRS 0000408358, NIP 6342805313, operatora platformy ING Księgowość, który przetwarza dane zgodnie z własnymi warunkami usługi i polityką prywatności. Po uzyskaniu zgody marketingowej dane zdarzeń reklamowych mogą być przekazywane do Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlandia, za pomocą Meta Pixel i Conversions API. W zakresie zbierania i przekazywania danych przy użyciu narzędzi Meta administrator strony oraz Meta mogą działać jako współadministratorzy zgodnie z warunkami Meta Business Tools. Dane mogą być także ujawniane organom publicznym, gdy wymagają tego przepisy.
8. Przekazywanie danych poza EOG
Dostawcy usług technicznych mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W przypadku danych Doradcy AI OpenAI wskazuje mechanizmy transferu przewidziane w RODO, w tym standardowe klauzule umowne lub decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, zależnie od miejsca dalszego przetwarzania. W przypadku Meta Platforms Ireland Limited dane mogą być przekazywane do Meta Platforms, Inc. oraz innych podmiotów grupy Meta z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych lub innej właściwej podstawy transferu wskazanej przez dostawcę. Szczegółowe informacje znajdują się w aktualnych politykach właściwych dostawców.
9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Dane osobowe nie są wykorzystywane do podejmowania wobec użytkownika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały. Wynik Kalkulatora PV jest prognozą i materiałem analitycznym. Automatyczne reguły bezpieczeństwa mogą jedynie utworzyć alert do ręcznej weryfikacji; ostrzeżenie, zawieszenie albo trwałe odebranie dostępu wymaga decyzji upoważnionej osoby.
10. Prawa osoby, której dane dotyczą
W granicach przewidzianych prawem przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, wniesienia sprzeciwu oraz wycofania zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem. Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
11. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale pola wymagane są konieczne do przyjęcia i obsługi zgłoszenia. Właściciel istniejącej instalacji może zapisać zgłoszenie bez raportu OSD i dosłać go później przez bezpieczny odnośnik. Bez odpowiedniego raportu nie można rozpocząć właściwej analizy godzinowej.
12. Cookies i podobne technologie
Niezbędne pliki cookies umożliwiają prawidłowe działanie formularzy, koszyka, zabezpieczeń strony i zapisanych ustawień prywatności. Nie wymagają zgody, ponieważ są konieczne do działania funkcji wybranych przez użytkownika.
Po wyrażeniu zgody w kategorii marketingowej korzystamy z Meta Pixel oraz Conversions API dostarczanych przez Meta Platforms Ireland Limited. Narzędzia służą do pomiaru skuteczności reklam na Facebooku i Instagramie, przypisywania wizyt, zapytań i zakupów do kampanii, optymalizacji emisji oraz tworzenia grup remarketingowych. Meta Pixel nie jest ładowany, a zdarzenia Conversions API nie są wysyłane przed uzyskaniem zgody. Conversions API nie jest wykorzystywane do obchodzenia blokad przeglądarki ani zasad zgody.
W zależności od zdarzenia do Meta mogą zostać przekazane: adres odwiedzonej strony, data i czas zdarzenia, rodzaj działania, identyfikator produktu, wartość zamówienia i waluta, informacje pozwalające przypisać wizytę do reklamy, adres IP, informacje o przeglądarce oraz zabezpieczone dane kontaktowe podane przy zamówieniu. Nie przekazujemy treści raportów, danych godzinowych, załączników, NIP, adresu instalacji ani treści wiadomości klienta.
| Nazwa lub rodzaj | Kategoria | Cel | Okres | Dostawca |
|---|---|---|---|---|
| Cookie sesyjne strony | Niezbędne | Działanie formularzy, koszyka i zabezpieczeń podczas bieżącej wizyty. | Do zakończenia sesji | Ai SmartSystem |
| Ustawienia cookies | Niezbędne | Zapamiętanie decyzji dotyczącej cookies. | 180 dni | Ai SmartSystem |
| Informacje o źródle wizyty | Marketingowe | Przypisanie wizyty, zapytania lub zakupu do kampanii po wyrażeniu zgody. | Do zakończenia sesji | Ai SmartSystem |
| _fbp | Marketingowe | Identyfikacja przeglądarki na potrzeby pomiaru reklam, raportowania i remarketingu. | Co do zasady do 90 dni | Meta Platforms Ireland Limited |
| _fbc | Marketingowe | Powiązanie wejścia na stronę z kliknięciem reklamy Meta. | Co do zasady do 90 dni | Meta Platforms Ireland Limited |
| Zdarzenia Meta Pixel i Conversions API | Marketingowe | Pomiar odwiedzin, wyświetlenia oferty, przejścia do koszyka, wysłania zapytania i zakupu; optymalizacja reklam oraz tworzenie grup remarketingowych. | Zgodnie z ustawieniami i zasadami Meta | Ai SmartSystem i Meta Platforms Ireland Limited |
Możesz zaakceptować lub odrzucić opcjonalne mechanizmy, wybrać kategorie i później zmienić decyzję w stopce. Odrzucenie nie ogranicza przeglądania strony, formularzy ani zakupu.
13. Bezpieczeństwo
Stosujemy szyfrowane połączenie, kontrolę dostępu, sprawdzanie przesyłanych plików, kopie zapasowe i zabezpieczenia ograniczające nadużycia. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby i dostawcy, którzy potrzebują go do wykonania swoich zadań.
14. Aktualizacje dokumentu
Dokument może być aktualizowany po zmianie prawa, dostawców lub funkcji systemu. Istotne zmiany dotyczące aktywnych użytkowników Kalkulatora PV zostaną zakomunikowane w aplikacji lub e-mailem.