§ 1. Strony i role
Administratorem powierzającym dane jest klient zawierający umowę o dostęp do Kalkulatora PV, dalej „Administrator”. Podmiotem przetwarzającym jest Ai SmartSystem Arkadiusz Najder, Popielawy 70, 97-221 Rokiciny, NIP 7732279494, dalej „Procesor”. Umowa zostaje zawarta wraz z umową abonamentową i obowiązuje przez okres przetwarzania danych w Kalkulatorze PV.
§ 2. Przedmiot, czas, charakter i cel
Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie danych w zakresie niezbędnym do hostowania i udostępniania Kalkulatora PV, wykonywania obliczeń, zapisywania kalkulacji, generowania raportów, zapewnienia kopii zapasowych, bezpieczeństwa, pomocy technicznej oraz usuwania danych. Liczba osób upoważnionych po stronie Administratora jest ograniczona liczbą imiennych kont przewidzianą w aktualnym planie. Każda osoba samodzielnie obsługująca Kalkulator musi posiadać własne konto; samo otrzymywanie lub prezentowanie gotowych raportów nie wymaga konta. Przetwarzanie ma charakter zautomatyzowany i manualny wyłącznie w zakresie koniecznym do świadczenia usługi, wsparcia, bezpieczeństwa lub usunięcia awarii.
Powierzenie trwa przez aktywny abonament i 90 dni po jego zakończeniu, chyba że Administrator wcześniej usunie dane lub poleci ich zwrot albo dłuższe przechowywanie wynika z prawa lub uzasadnionej potrzeby zabezpieczenia roszczeń.
§ 3. Kategorie osób i rodzaje danych
Dane mogą dotyczyć klientów, potencjalnych klientów, reprezentantów i osób kontaktowych Administratora. Zakres może obejmować: imię i nazwisko, telefon, e-mail, adres inwestycji, dane punktu poboru, informacje o rachunkach i taryfie, profil zużycia i produkcji, raporty dobowo-godzinowe, dane istniejącej instalacji, planowane urządzenia i parametry inwestycji oraz treść raportu.
Administrator nie powinien wprowadzać szczególnych kategorii danych osobowych ani danych, które nie są potrzebne do analizy OZE.
§ 4. Polecenia i obowiązki Administratora
Procesor przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora wynikające z korzystania z funkcji Kalkulatora, niniejszej umowy i zgłoszeń wsparcia. Administrator oświadcza, że posiada podstawę prawną do przetwarzania i powierzenia danych, spełnił obowiązki informacyjne i odpowiada za prawidłowość oraz zakres danych. Administrator odpowiada również za nadawanie uprawnień wyłącznie imiennie wskazanym osobom, ochronę danych logowania oraz niezwłoczne odbieranie dostępu osobom, które przestały być upoważnione.
§ 5. Poufność i bezpieczeństwo
Procesor zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania zobowiązały się do poufności. Stosuje środki adekwatne do ryzyka, w szczególności szyfrowane połączenia, kontrolę dostępu i role, rozdzielenie organizacji, hashowanie haseł, limity aktywnych sesji, rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa, wykrywanie nietypowych wzorców korzystania z kont, kopie zapasowe, aktualizacje, walidację danych i ograniczenia dostępu administracyjnego.
Dane dotyczące kont użytkowników, zdarzeń bezpieczeństwa, zgodności licencji i podjętych działań Procesor może przetwarzać jako odrębny administrator danych w celu ochrony własnej usługi, kont i danych innych klientów, na zasadach opisanych w Polityce prywatności. Nie zmienia to roli Procesora wobec danych klientów powierzonych przez Administratora.
§ 6. Dalsze powierzenie
Administrator udziela ogólnej zgody na korzystanie z podwykonawców niezbędnych do hostingu, poczty, kopii zapasowych i utrzymania IT. Procesor zapewnia nałożenie na nich obowiązków ochrony danych nie mniej rygorystycznych niż wynikające z niniejszej umowy. O istotnej zmianie podwykonawcy Procesor poinformuje przed jej zastosowaniem, umożliwiając zgłoszenie uzasadnionego sprzeciwu.
§ 7. Pomoc Administratorowi
Uwzględniając charakter przetwarzania, Procesor w miarę możliwości pomaga w realizacji praw osób, obsłudze naruszeń, ocenie skutków dla ochrony danych, konsultacjach z organem nadzorczym i wykazywaniu zgodności. Administrator przekazuje żądania oraz informacje potrzebne do udzielenia pomocy.
§ 8. Naruszenia i środki ochronne
Procesor zgłosi Administratorowi stwierdzone naruszenie ochrony powierzonych danych bez zbędnej zwłoki, przekazując dostępne informacje o charakterze naruszenia, możliwych skutkach i zastosowanych środkach. Zgłoszenie nie oznacza uznania odpowiedzialności.
Jeżeli zachowanie konta lub organizacji stwarza uzasadnione ryzyko dla poufności, integralności lub dostępności powierzonych danych, Procesor może niezwłocznie unieważnić sesje, ograniczyć funkcje albo czasowo zawiesić konto lub organizację w zakresie niezbędnym do zabezpieczenia danych. Administrator zostanie poinformowany bez zbędnej zwłoki, chyba że przekazanie szczegółów mogłoby zwiększyć zagrożenie lub naruszać prawo. O ile nie jest potrzebna natychmiastowa reakcja, Administrator otrzyma możliwość złożenia wyjaśnień przed trwałym ograniczeniem dostępu.
§ 9. Audyt i informacje
Procesor udostępnia informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO. Audyt powinien być wcześniej uzgodniony, prowadzony w godzinach pracy, nie naruszać bezpieczeństwa innych klientów ani tajemnicy przedsiębiorstwa i ograniczać się do zakresu powierzenia. W pierwszej kolejności strony wykorzystują dokumentację i zdalne wyjaśnienia.
§ 10. Zakończenie przetwarzania
Po zakończeniu abonamentu Administrator może przez 90 dni zalogować się w trybie odczytu, pobrać wcześniejsze raporty i usunąć dane. Zawieszenie albo rozwiązanie umowy z powodu naruszenia nie oznacza automatycznego usunięcia danych w chwili blokady; Procesor zabezpiecza je na czas potrzebny do wyjaśnienia incydentu, eksportu, wykonania obowiązków prawnych i ochrony roszczeń. Po upływie właściwego okresu Procesor usuwa lub anonimizuje operacyjne dane i raporty, o ile przepisy nie wymagają zachowania wybranych informacji. Kopie zapasowe są nadpisywane w zwykłym cyklu retencji i pozostają zabezpieczone do czasu usunięcia.
§ 11. Kontakt i postanowienia końcowe
Kontakt dotyczący powierzenia: kontakt@prawdaofotowoltaice.pl. W zakresie nieuregulowanym stosuje się RODO, Regulamin abonamentowego dostępu do Kalkulatora PV oraz prawo polskie. Umowa jest zawierana elektronicznie przez zaznaczenie odrębnego pola przy zakupie abonamentu.