1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Ai SmartSystem Arkadiusz Najder, Popielawy 70, 97-221 Rokiciny, NIP 7732279494, REGON 389415739. Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@prawdaofotowoltaice.pl, tel. 502 023 503.
2. Zakres danych
W zależności od rodzaju kontaktu lub usługi możemy przetwarzać: imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, adres, nazwę firmy, NIP, dane rozliczeniowe, rolę zawodową, treść korespondencji, wybrany produkt, historię płatności, dane konta i organizacji, aktualny oraz wnioskowany plan abonamentowy, docelową liczbę użytkowników, treść wniosku o zmianę planu, informacje o inwestycji, rachunkach za energię, profilu zużycia, istniejącej lub planowanej instalacji oraz raporty dobowo-godzinowe CSV, XLS lub XLSX. W zapisanych raportach mogą występować również dane osoby przygotowującej raport, takie jak imię i nazwisko opiekuna, stanowisko i numer kontaktowy.
W związku z bezpieczeństwem i zgodnością licencji zapisujemy również dane techniczne i zdarzenia użycia, takie jak adres IP, czas zdarzenia, typ urządzenia i przeglądarki, skróty identyfikatorów sesji, logowania i wylogowania, zmiany danych konta, informacje o błędach, metadane tworzenia raportów oraz historia ostrzeżeń, wyjaśnień, zawieszeń i innych działań administracyjnych. Po zgodzie marketingowej w panelu cookies możemy również zapisywać parametry UTM, gclid, fbclid oraz identyfikatory _fbp i _fbc, a także rejestrować zdarzenia dotyczące odwiedzin, wyświetlenia oferty, przejścia do koszyka, rozpoczęcia zamówienia, wysłania zapytania i zakupu. Do Meta nie przekazujemy treści raportów energetycznych, danych godzinowych zużycia lub produkcji, załączonych plików ani opisu inwestycji.
3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
| Cel | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie, przedstawienie informacji o ofercie i ustalenie warunków przed zakupem. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy. | Do zakończenia korespondencji, a jeśli nie dojdzie do umowy — przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu. |
| Realizacja zamówienia raportu, założenie i obsługa konta, udostępnienie Kalkulatora PV, kontakt dotyczący umowy oraz obsługa wniosku o dodatkowe konta lub zmianę planu na wyższy albo niższy. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy albo podjęcie działań na żądanie użytkownika związanych ze zmianą jej warunków. | Przez czas realizacji i aktywnego abonamentu. Operacyjne dane konta i zapisane raporty pozostają dostępne przez 90 dni po zakończeniu abonamentu. Wnioski o zmianę planu są przechowywane podczas trwania umowy, a następnie do upływu okresu potrzebnego do wykazania uzgodnień i obrony roszczeń. |
| Wystawianie faktur oraz dokumentacja podatkowa i księgowa. | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny. | Przez okres wymagany przez przepisy podatkowe i rachunkowe, co do zasady 5 lat liczonych od końca właściwego roku; dokumenty przechowywane w KSeF mogą być przechowywane przez okres wynikający z przepisów KSeF. |
| Reklamacje, ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń i dokumentowanie zgód. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora. | Do upływu terminów przedawnienia roszczeń, zwykle do 6 lat od końca roku, w którym umowa została wykonana lub zakończona. |
| Bezpieczeństwo strony i kont, weryfikacja zgodności korzystania z licencji, przeciwdziałanie nadużyciom, analiza błędów i incydentów. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie usługi, kont, transakcji, danych klientów i modelu licencyjnego. | Zwykłe logi techniczne i sesyjne przechowujemy co do zasady przez 90 dni. Alerty bezpieczeństwa i związane z nimi metadane przechowujemy do 12 miesięcy od zamknięcia sprawy. Dokumentację zastosowanych środków, korespondencję i dowody potrzebne do ochrony roszczeń możemy przechowywać do upływu właściwego terminu przedawnienia. |
| Marketing e-mailowy, jeżeli użytkownik odrębnie go wybierze. | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — dobrowolna zgoda. | Do wycofania zgody. Informację o udzieleniu i wycofaniu zgody możemy przechowywać przez 3 lata w celu wykazania zgodności działań. |
| Pomiar skuteczności reklam Meta, przypisywanie wizyt, zapytań i zakupów do kampanii oraz tworzenie grup remarketingowych. | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — dobrowolna zgoda wyrażona w panelu cookies. Brak zgody nie ogranicza korzystania ze strony ani zakupu. | Dane zdarzeń są przetwarzane zgodnie z ustawieniami i okresami Meta. Zapis decyzji dotyczącej cookies przechowujemy przez 180 dni; identyfikatory _fbp i _fbc są co do zasady ważne do 90 dni. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. |
4. Raporty energetyczne i pliki klientów
Surowy raport dobowo-godzinowy przesłany przy zamówieniu jest zapisywany poza katalogiem publicznym i przypisywany do numeru zamówienia. Przechowujemy go do wykonania usługi oraz przez 90 dni po przekazaniu gotowego raportu, aby umożliwić sprawdzenie obliczeń i obsługę reklamacji. Następnie surowy plik jest usuwany albo nieodwracalnie anonimizowany, chyba że jego dłuższe zachowanie jest niezbędne do obsługi trwającego sporu lub wynika z wyraźnego polecenia klienta.
Gotowy raport PDF i dokumentację umowy możemy przechowywać przez okres potrzebny do obsługi klienta i zabezpieczenia roszczeń, nie dłużej niż do upływu właściwego terminu przedawnienia. Raporty zapisane przez firmę OZE w Kalkulatorze PV są dostępne podczas abonamentu oraz przez 90 dni po jego zakończeniu.
5. Dane klientów firm OZE
Firma OZE korzystająca z Kalkulatora PV może wprowadzać dane własnych klientów. W takim zakresie firma OZE jest administratorem tych danych, a Ai SmartSystem przetwarza je na jej udokumentowane polecenie. Zasady tego przetwarzania określa Umowa powierzenia przetwarzania danych, stanowiąca załącznik do Regulaminu.
Użytkownik wprowadzający dane klienta powinien posiadać właściwą podstawę prawną, wykonać obowiązek informacyjny i przekazywać wyłącznie dane niezbędne do analizy. Dane jednej organizacji są logicznie oddzielone od danych pozostałych organizacji.
Profile modelowe wykorzystywane przy doborze podstawowym są opracowywane na podstawie danych zagregowanych i zanonimizowanych. Surowe raporty ani informacje pozwalające zidentyfikować konkretnego klienta nie są wykorzystywane do przygotowywania analiz dla innych osób.
Wnioski o zmianę planu zawierają aktualny plan i limit kont, plan docelowy, żądaną łączną liczbę użytkowników, treść wiadomości, status obsługi i notatkę administratora. Dostęp do nich ma właściciel lub administrator danej firmy oraz upoważniony właściciel systemu. Złożenie wniosku nie powoduje automatycznej zmiany abonamentu ani pobrania płatności.
6. Monitoring bezpieczeństwa i zgodności licencji
W celu ochrony kont, powierzonych danych i uczciwego modelu licencyjnego Kalkulator może analizować metadane dotyczące sposobu korzystania z usługi, w tym liczbę i czas sesji, informacje o urządzeniach i logowaniach, zmiany danych użytkownika oraz metadane przygotowywanych raportów, takie jak dane opiekuna raportu i ich zmiany w czasie. Analiza ma pomóc wykrywać m.in. współdzielenie kont, obchodzenie limitów użytkowników, przejęcie konta i inne nietypowe zdarzenia wymagające sprawdzenia.
Dokładne reguły, wartości progowe i konfiguracja zabezpieczeń nie są publicznie ujawniane, ponieważ mogłoby to ułatwić ich obchodzenie. System może automatycznie utworzyć alert, ale nie podejmuje samodzielnie decyzji o trwałym zawieszeniu lub rozwiązaniu umowy. Każdy alert wymagający sankcji jest analizowany przez upoważnioną osobę, z uwzględnieniem kontekstu i ewentualnych wyjaśnień użytkownika.
Do oceny zgodności licencji wykorzystujemy przede wszystkim metadane konta, sesji i obsługi raportów. Treść profilu energetycznego klienta nie jest wykorzystywana do oceny, czy konto jest współdzielone, poza zakresem niezbędnym do zabezpieczenia konkretnego incydentu lub wyjaśnienia zgłoszenia.
7. Odbiorcy danych
7.1. Podmioty przetwarzające dane na nasze polecenie
W niezbędnym zakresie dane mogą otrzymywać dostawcy hostingu i kopii zapasowych, poczty elektronicznej, utrzymania i bezpieczeństwa IT, wsparcia technicznego, księgowości oraz obsługi prawnej — na podstawie odpowiednich umów i zobowiązań do poufności, jeżeli działają jako podmioty przetwarzające.
7.2. Odrębni administratorzy
W procesie płatności dane płatnika otrzymuje PayPro S.A., ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań, KRS 0000347935, NIP 7792369887 — operator Przelewy24, który działa jako odrębny administrator w zakresie świadczenia usług płatniczych i realizacji własnych obowiązków prawnych. Dane potrzebne do wystawienia faktury są przekazywane do ING Usługi dla Biznesu S.A., ul. Chorzowska 50, 40-121 Katowice, KRS 0000408358, NIP 6342805313, operatora platformy ING Księgowość, który przetwarza dane zgodnie z własnymi warunkami usługi i polityką prywatności. Po uzyskaniu zgody marketingowej dane zdarzeń reklamowych mogą być przekazywane do Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlandia, za pomocą Meta Pixel i Conversions API. W zakresie zbierania i przekazywania danych przy użyciu narzędzi Meta administrator strony oraz Meta mogą działać jako współadministratorzy zgodnie z warunkami Meta Business Tools. Dane mogą być także ujawniane organom publicznym, gdy wymagają tego przepisy.
8. Przekazywanie danych poza EOG
Dostawcy usług technicznych mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W przypadku Meta Platforms Ireland Limited dane mogą być przekazywane do Meta Platforms, Inc. oraz innych podmiotów grupy Meta z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych lub innej właściwej podstawy transferu wskazanej przez dostawcę. Szczegółowe informacje znajdują się w aktualnej polityce prywatności Meta.
9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Dane osobowe nie są wykorzystywane do podejmowania wobec użytkownika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały. Wynik Kalkulatora PV jest prognozą i materiałem analitycznym. Automatyczne reguły bezpieczeństwa mogą jedynie utworzyć alert do ręcznej weryfikacji; ostrzeżenie, zawieszenie albo trwałe odebranie dostępu wymaga decyzji upoważnionej osoby.
10. Prawa osoby, której dane dotyczą
W granicach przewidzianych prawem przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, wniesienia sprzeciwu oraz wycofania zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem. Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
11. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są konieczne do odpowiedzi na zapytanie, zawarcia i wykonania umowy albo wystawienia dokumentu księgowego. Brak raportu dobowo-godzinowego uniemożliwia rozpoczęcie analizy godzinowej oraz tych zakresów analizy rozszerzonej, które wymagają rzeczywistego profilu zużycia lub produkcji. Klient może dostarczyć wymagany plik po dokonaniu zakupu.
12. Cookies i podobne technologie
Mechanizmy niezbędne są używane w celu bezpiecznego działania formularzy, koszyka, sesji, ochrony CSRF i zapamiętania ustawień prywatności. Nie wymagają zgody, ponieważ są konieczne do działania usługi żądanej przez użytkownika.
Po wyrażeniu zgody w kategorii marketingowej korzystamy z Meta Pixel oraz Conversions API dostarczanych przez Meta Platforms Ireland Limited. Narzędzia służą do pomiaru skuteczności reklam na Facebooku i Instagramie, przypisywania wizyt, zapytań i zakupów do kampanii, optymalizacji emisji oraz tworzenia grup remarketingowych. Meta Pixel nie jest ładowany, a zdarzenia Conversions API nie są wysyłane przed uzyskaniem zgody. Conversions API nie jest wykorzystywane do obchodzenia blokad przeglądarki ani zasad zgody.
W zależności od zdarzenia do Meta mogą zostać przekazane: adres odwiedzonej strony, data i czas zdarzenia, typ zdarzenia, identyfikator produktu, wartość zamówienia i waluta, identyfikatory _fbp, _fbc i fbclid, adres IP, informacje o przeglądarce oraz zaszyfrowane funkcją SHA-256 dane kontaktowe podane przy zamówieniu. Nie przekazujemy treści raportów, danych godzinowych, załączników, NIP, adresu instalacji ani treści wiadomości klienta.
| Nazwa lub rodzaj | Kategoria | Cel | Okres | Dostawca |
|---|---|---|---|---|
| Identyfikator sesji PHP, np. PHPSESSID | Niezbędne | Koszyk, formularze, token CSRF i ciągłość sesji. | Do zakończenia sesji | Ai SmartSystem |
| pv_cookie_consent | Niezbędne | Zapamiętanie decyzji dotyczącej cookies. | 180 dni | Ai SmartSystem |
| pv_utm_*, pv_gclid, pv_fbclid w sessionStorage | Marketingowe | Przypisanie wizyty, zapytania lub zakupu do źródła kampanii po zgodzie. | Do zakończenia sesji | Ai SmartSystem |
| _fbp | Marketingowe | Identyfikacja przeglądarki na potrzeby pomiaru reklam, raportowania i remarketingu. | Co do zasady do 90 dni | Meta Platforms Ireland Limited |
| _fbc | Marketingowe | Powiązanie wejścia na stronę z kliknięciem reklamy Meta. | Co do zasady do 90 dni | Meta Platforms Ireland Limited |
| Zdarzenia Meta Pixel i Conversions API | Marketingowe | Pomiar PageView, ViewContent, AddToCart, InitiateCheckout, Lead i Purchase; optymalizacja reklam oraz tworzenie grup remarketingowych. | Zgodnie z ustawieniami i zasadami Meta | Ai SmartSystem i Meta Platforms Ireland Limited |
Możesz zaakceptować lub odrzucić opcjonalne mechanizmy, wybrać kategorie i później zmienić decyzję w stopce. Odrzucenie nie ogranicza przeglądania strony, formularzy ani zakupu.
13. Bezpieczeństwo
Stosujemy HTTPS, kontrolę dostępu, walidację plików, ograniczenia rozmiaru i częstotliwości żądań, ochronę sesji, kopie zapasowe oraz przechowywanie sekretów poza katalogami publicznymi. Dostęp do danych jest ograniczony do osób i dostawców, którzy potrzebują go do wykonania zadań.
14. Aktualizacje dokumentu
Dokument może być aktualizowany po zmianie prawa, dostawców lub funkcji systemu. Istotne zmiany dotyczące aktywnych użytkowników Kalkulatora PV zostaną zakomunikowane w aplikacji lub e-mailem.